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Avis de confidentialité du candidat

1. CONTEXTE

IMPACT Initiatives est une association basée en Suisse, située au chemin de Balexert 9, Châtelaine, Genève, Suisse. IMPACT Initiatives (" IMPACT ", " nous ") collecte les données personnelles des candidats (" candidats ", " vous ") dans le cadre de son processus de recrutement.

Le présent avis de confidentialité des candidats ("avis de confidentialité") illustre l'engagement d'IMPACT à respecter la confidentialité et la protection des données personnelles des candidats.

Pour la bonne compréhension de cet avis de confidentialité, il est précisé qu'IMPACT doit être considéré comme le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

 

2. DÉFINITIONS

" Destinataire" : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit la communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers ;

" Données à caractère personnel " : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable ; une "personne physique identifiable" est réputée être une "personne physique" si elle peut être individuellement identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

" Réglementation applicable " désigne la législation en vigueur relative à la protection de la vie privée concernant le traitement des Données à caractère personnel, en particulier la Loi fédérale suisse du 25 septembre 2020 sur la protection des données (" LPD ") et ses ordonnances, et le cas échéant, le Règlement (UE) 2016:679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (" Règlement général sur la protection des données " ou " RGPD ") ;

" Responsable du traitement" : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel ;

" Tiers " désigne une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant, le cas échéant, et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement, du sous-traitant ou du sous-traitant, le cas échéant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.

 

3. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES

En tant que responsable du traitement des données, IMPACT s'engage à respecter tous les principes établis par la réglementation applicable.

IMPACT traite vos données à caractère personnel de manière licite en s'assurant que le traitement effectué repose sur une base légale (licéité). IMPACT s'engage également à ne traiter vos données à caractère personnel qu'à des fins spécifiques (limitation de la finalité) et à ne traiter que des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées (minimisation des données). En outre, IMPACT prend toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que vos données à caractère personnel sont exactes (exactitude). IMPACT s'engage à ne pas conserver vos données à caractère personnel au-delà du temps nécessaire à la réalisation de la finalité (limitation de la conservation). IMPACT met également en œuvre des mesures de sécurité afin de garantir l'intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel (intégrité et confidentialité).

 

4. CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES

Cet avis de confidentialité s'applique à toutes les données personnelles qu'IMPACT recueille et traite dans le cadre de son processus de recrutement.

Le fait de ne pas fournir vos données personnelles peut empêcher ou retarder le traitement de votre demande.

À cet égard, IMPACT vous informe que si vous refusez d'accepter le traitement des contrôles antiterroristes qu'IMPACT effectue pour tout recrutement, IMPACT ne sera pas en mesure de poursuivre le processus de recrutement. En effet, IMPACT s'efforce d'assurer la plus grande transparence et le respect de ses engagements et de ceux pris auprès de ses donateurs afin de s'assurer qu'elle ne contribue en aucune manière au financement d'activités terroristes.

IMPACT s'efforcera de mettre à jour vos données personnelles au mieux de ses connaissances. Néanmoins, il vous incombe de veiller à ce que toute modification de vos données personnelles (par exemple, nouvelle adresse personnelle, changement de nom, etc.) soit communiquée à IMPACT par écrit immédiatement ou dès que possible après la modification.

4.1. Données à caractère personnel qu'IMPACT recueille directement auprès de vous

Les catégories de données personnelles qu'IMPACT recueille directement auprès de vous peuvent inclure :

  1. Données d'identification (par exemple, nom, sexe, lieu et date de naissance, numéro de téléphone personnel, courrier électronique personnel) ;
  2. Données relatives à la situation personnelle des demandeurs (par exemple, situation familiale : célibataire, marié, divorcé, nombre et âge des enfants) ;
  3. Données professionnelles : (par exemple, le poste demandé, l'expérience professionnelle, les recommandations, les antécédents scolaires, les compétences).

4.2. Données à caractère personnel collectées par IMPACT à partir d'autres sources

Les données personnelles qu'IMPACT ne recueille pas directement auprès de vous peuvent inclure :

  1. les informations relatives à la vérification des antécédents professionnels ou les informations provenant de vos références obtenues au cours de la procédure de recrutement ;
  2. Informations professionnelles disponibles sur des sites web ou des réseaux sociaux (par exemple LinkedIn).

5. BASES JURIDIQUES DU TRAITEMENT

5.1. Traitement des données non sensibles

Les traitements effectués par IMPACT sont fondés, alternativement ou cumulativement, sur les bases juridiques suivantes :

  • Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée ;
  • Le traitement est nécessaire aux fins de l'intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement ou un tiers.

Lorsqu'IMPACT traite vos données à caractère personnel pour répondre à son intérêt légitime, elle met en œuvre des garanties solides afin de s'assurer que votre vie privée est protégée et que vos droits et libertés fondamentaux sont respectés.

5.1. Traitement des données sensibles

Dans le cadre de son processus de recrutement, IMPACT peut être amené à traiter des données relatives à votre casier judiciaire, par exemple en cas de travail avec des enfants, ou lors de contrôles liés à la lutte contre le financement du terrorisme (votre nom est alors recherché sur la base de listes publiées par les autorités gouvernementales). À cette fin, vos données font l'objet d'un traitement automatisé. Ce traitement est fondé sur l'intérêt légitime d'IMPACT à respecter ses obligations.

 

6. FINALITÉS DU TRAITEMENT

Les données personnelles qu'IMPACT recueille auprès des candidats sont traitées aux fins suivantes :

  • Recrutement ;
  • Gestion et organisation des applications ;
  • Suivi du recrutement ;
  • Contrôle de la lutte contre le terrorisme.

Occasionnellement, afin de mener à bien son activité, IMPACT peut avoir besoin de traiter vos données à caractère personnel à des fins qui n'étaient pas initialement prévues au moment de la première collecte. Dans ce cas, IMPACT vous informera dans les meilleurs délais de la nouvelle finalité afin que vous puissiez exercer vos droits.

7. VOS DROITS

Vous disposez de plusieurs droits en tant que personne concernée. Vous pouvez exercer ces droits à tout moment et IMPACT s'engage à mettre tout en œuvre pour traiter vos demandes dans les meilleurs délais. Ainsi, vous bénéficiez des droits suivants :

  • droit d'accès : le droit d'être informé et de demander l'accès à tout ou partie de vos données personnelles ;
  • droit de rectification : le droit de demander la modification ou la mise à jour de vos données personnelles ;
  • droit d'effacement : le droit de demander à IMPACT d'effacer définitivement toutes vos données à caractère personnel ;
  • le droit de restreindre la collecte et le traitement : le droit de demander à IMPACT de cesser temporairement le traitement de tout ou partie de vos données personnelles ;
  • le droit de s'opposer à la collecte et au traitement de vos données personnelles : le droit de s'opposer à certains traitements de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
  • le droit à la portabilité des données : le droit de demander une copie de vos données personnelles dans un format lisible pour un usage personnel ou pour la transmission à un tiers.

Vous avez également le droit de communiquer des instructions concernant la conservation, l'effacement et la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Vous pouvez exercer vos droits en envoyant une demande par courrier électronique au point focal de protection des données d'IMPACT, soit par courrier électronique à l'adresse [email protected], soit par écrit au point focal de protection des données d'IMPACT Initiatives, 9 chemin de Balexert, 1219 Châtelaine, Suisse.

Pour toute demande, IMPACT se réserve le droit de vérifier votre identité.

8. DESTINATAIRES ET PARTAGE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Les destinataires de vos données à caractère personnel sont les entités, autorités et personnes autorisées dont les fonctions exigent qu'elles aient connaissance de vos données à caractère personnel.

En tant que candidat, les destinataires de vos données personnelles sont les suivants :

  • Le département des ressources humaines d'IMPACT ;
  • IMPACT les responsables du recrutement et, le cas échéant, le personnel tiers[1] impliqué dans le processus de recrutement.

 

En outre, IMPACT peut être amené à partager vos données personnelles avec des tiers dans les circonstances suivantes : :

  • Avocats et auditeurs externes: IMPACT peut partager vos données à caractère personnel lorsque cela apparaît nécessaire aux fonctions des personnes susmentionnées. Ces destinataires sont soumis à des obligations légales ou contractuelles qui ont pour conséquence de préserver la confidentialité de vos données personnelles.
  • les organismes chargés de l'application de la loi, les tribunaux nationaux, les autorités gouvernementales ou tout autre tiers entrant dans cette catégorie de destinataires: IMPACT peut partager vos données personnelles avec ces Destinataires lorsque cela semble nécessaire pour se conformer à une obligation légale ou réglementaire ou pour protéger ses droits ou ceux d'un Tiers (par exemple, lors d'un contrôle par les autorités suisses telles que le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence).
  • Les sous-traitants informatiques d'IMPACT sous-traitants informatiques: IMPACT partage vos données personnelles dans le cadre de la sous-traitance de ses services de télécommunication, de stockage, de sauvegarde et d'archivage, ainsi que de certains de ses systèmes d'information (par exemple, le fournisseur de services de stockage de données d'IMPACT).

 

9. SÉCURITÉ

Conformément à la réglementation applicable, IMPACT met tout en œuvre pour traiter vos données personnelles de manière sécurisée et confidentielle.

En particulier, IMPACT met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées, y compris pour empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés, en assurant un niveau de sécurité approprié aux risques présentés par le traitement et à la nature des données à caractère personnel à protéger, en tenant compte du niveau technologique et du coût de mise en œuvre.

Toutefois, IMPACT ne peut garantir la confidentialité des données personnelles rendues publiques par les candidats eux-mêmes, ainsi que la confidentialité des données personnelles collectées et/ou traitées sur des sites web ou des sources externes.

 

10. LIMITATION DU STOCKAGE

Dans le cadre du traitement effectué lors du processus de recrutement, IMPACT veille à ne pas conserver vos données personnelles au-delà de la période nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel les données personnelles ont été collectées et conformément à la réglementation applicable.

En cas d'issue positive du processus de recrutement, les données personnelles collectées sont transmises au service en charge de l'administration du personnel afin de remplir les obligations légales et réglementaires nécessaires au recrutement et d'assurer la gestion administrative du dossier. Ainsi, les durées de conservation applicables sont celles propres à ces finalités.

11. MODIFICATION DE L'AVIS DE CONFIDENTIALITE

IMPACT peut être amenée à apporter des modifications à la présente déclaration de confidentialité. Dans ce cas, IMPACT fera tout son possible pour vous en informer. La date de la présente déclaration de confidentialité sera modifiée en conséquence pour chaque modification.

Si une modification de la présente déclaration de confidentialité est susceptible d'avoir un impact fondamental sur la nature du traitement ou un impact substantiel sur vous, IMPACT vous en informera suffisamment à l'avance pour que vous puissiez exercer vos droits.

 

***Fin***

 

[1] Par exemple, ACTED lorsqu'un entretien de sécurité est requis (dans le cadre du partenariat IMPACT & ACTED Global).